Las 5 mejores herramientas para administrar tus proyectos de forma gratuita

La tecnología nos ha dado una gran diversidad de herramientas que permiten hacer un mejor uso y más eficiente de los recursos para los emprendedores.

Con ellas es posible disponer de espacios en común en la web, a través de los cuales los diferentes equipos y departamentos de las empresas pueden trabajar de forma mucho más organizada y coordinada, al tiempo que evita, el uso exagerado del correo. Una herramienta que en cierto punto puede volverse ineficiente y poco útil, sobre todo cuando se trata de mantener enfocada a la organización en el trabajo y cumplimiento de sus proyectos.

Las siguientes son 5  plataformas sobre las cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en sus proyectos, asignar tareas específicas a diferentes áreas y miembros de la organización, y hacer un seguimiento efectivo de los trabajos sin perder detalle alguno, entre muchas otras cosas.

TRELLO

Trello usa un método llamado Kanban, un sistema de manejo de proyectos desarrollado por un vicepresidente de Toyota el cual permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representación visual de en qué fase se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita, pero sólo subir archivos adjuntos de hasta 10MB. Sin embargo si se desea ampliar esta capacidad a 250 Megas, se debe pagar US$ 8,33 por usuario por mes.

Desde la perspectiva visual, el sistema de tarjetas usado por Trello es muy atractivo en la medida que permite darse cuenta de forma rápida cuál es el estado de un proyecto y en qué se debe trabajar. Mientras por la parte frontal una especie de marca identifica cada tarjeta, el reverso puede llenarse con todo tipo de información como cuáles son las personas que están a cargo de cada tarea, algunas ideas, conversaciones o saber qué partes de la tarea han sido completadas usando una simple lista de verificación.

ASANA

Una de las herramientas más populares que existen para el manejo de proyectos. Diseñada por Dustin Moskovitz, el confundador de Facebook, Asana es fiel a la estética y simplicidad de la red social más popular del mundo.

Ofrece un sistema intuitivo de manejo de tareas que funciona muy bien para equipos que buscan interactuar en tiempo real y permite a los usuarios visualizar sus metas, hacer seguimiento a los tiempos, asignar prioridad a ciertas tareas y hacer actualizaciones a los proyectos directamente desde el programa. También tiene una función de calendario que permite conocer desde el dashboard cada una de las tareas que se deben realizar según la fecha en que deben estar listas.

Dispone de aplicaciones para dispositivos iOS y Android y también ha venido teniendo unas mejoras importantes que le han permitido incrementar el número de funcionalidades.

La plataforma permite fácilmente colaborar con trabajadores y freelancers de forma remota sin la necesidad de usar correo permitiendo crear tareas, programar diferentes asuntos, compartir documentos desde Google Drive, Dropbox y otros servicios en la nube con los que se puede integrar y recibir actualizaciones directamente desde la plataforma sobre los equipos, tareas y proyectos. Gratis hasta 15 usuarios.

GANTTPROJECT

GanttProject es otra herramienta gratuita de código abierto para programar y manejar proyectos. Algunos la han comparado con Microsoft Project en términos de funcionalidades y complejidad. Este programa puede generar diagramas de Gantt y PERT, generar reportes en formatos HTML y PDF, y además ofrece herramientas versátiles para programación y manejo de tiempos.

Prácticamente no existe límite en cuanto a lo que se puede hacer con GanttProject. La plataforma permite a los usuarios crear de forma rápida una programación estructurada para cualquier proyecto. Ofrece asignación de tareas y eventos importantes. También permite a las personas encargadas del manejo de proyectos identificar áreas problemáticas en el flujo de trabajo de modo que las compañías puedan establecer metas para mejoramiento.

A pesar de sus cualidades, puede ser abrumadora para principiantes y personas que no están familiarizadas con herramientas para el manejo de proyectos.

PODIO

Una herramienta en crecimiento que permite a los negocios organizarse y comunicarse de mejor manera. Permite personalizar la plataforma según las necesidades de cada negocio para manejar mejor sus proyectos.

Además de poder comunicarse en equipo, poder configurar el manejo de tareas, poderse usar como un sistema de almacenamiento de archivos y como una aplicación de manejo de proyectos que cuenta con la mayor parte de funcionalidades con que disponen la mayoría de herramientas de su tipo, Podio puede servir como una especie de intranet para interactuar con diferentes personas y departamentos al interior de la organización.

También, puede transformarse en un CRM. Planes pagos desde US $9 al mes por empleado.

ZOHO PROJECTS

Herramienta que permite planear proyectos, asignar tareas, comunicarse de forma efectiva con otras personas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen, y hacer seguimiento al progreso de los proyectos a través de reportes detallados. En todos los planes con que cuenta, se pueden agregar usuarios ilimitados sin necesidad de hacer pagos adicionales.

La versión gratuita permite manejar un sólo proyecto y tener 10 MB de almacenamiento. Las cuentas pagas arrancan desde US $20 al mes, con ello los usuarios pueden ampliar el número de proyectos que pueden manejar de 1 a 20, y aumentar también la capacidad de almacenamiento (de 10 MB a 20 GB).

Entre otras opciones, Zoho Projects incluye integración con Google Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos, configuración de wikis para construir repositorios con información, foros, entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto.

Sea cual sea la plataforma que utilices, asegúrate de  llevar un correcto control y administración de actividades para el buen funcionamiento de tu negocio.

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Resumen
La tecnología nos ha dado una gran diversidad de herramientas que permiten hacer un mejor uso y más eficiente de los recursos para los emprendedores. Con ellas es posible disponer de espacios en común en la web, a través de los cuales los diferentes equipos y departamentos de las empresas pueden trabajar de forma mucho más organizada y coordinada…
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¿Cómo tener una oficina organizada y eficiente?

La organización personal es, en gran parte, uno de los motivadores silenciosos que podemos tener. Sin embargo, muy pocas veces lo vemos como tal.

El desorden puede hacer que nos sintamos bloqueados, estresados y ansiosos. Crea más desorden donde NO lo necesitas, te explico en detalle cuales son las consecuencias de la desorganización y cual es el primer paso para empezar a solucionarlo.

Aunque muchas personas no asocian una cosa con la otra, mantener tus ambientes ordenados y libres de suciedad puede ser una gran estrategia para avanzar con paso firme sobre tus más grandes prioridades.

En este blog, te cuento sobre un método muy práctico y sencillo que puedes utilizar para mantener tus espacios siempre organizados y limpios.

Método de las 5 “S”

“El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Éste método se originó en Japón como parte de la metodología KAIZEN, que en japonés quiere decir “cambiar para bien”. Se basa en la idea del cambio “continuo e incremental.”

El propósito del método de las 5S es crear un ambiente seguro, limpio y bien organizado. Aunque fue diseñado para la industria manufacturera, este sistema se puede utilizar en cualquier ambiente para aumentar su eficiencia y reducir desperdicios. Con este método puedes tener grandes resultados:

  • Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal.
  • Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
  • Reducir gastos de tiempo y energía.
  • Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
  • Mejorar la calidad de la producción.
  • Mejorar la seguridad en el trabajo.

Veamos cada una de las etapas:

1era S – Sorting o Catalogar

Se refiere a evaluar la utilidad de cada elemento y dejar solo lo que en realidad es necesario.

En esta etapa se debe identificar todos los materiales, herramientas, equipo e información necesaria para realizar tu trabajo. Al catalogar eliminas los materiales innecesarios y las cosas dañadas.

Reglas para implementarla:
En la primera fase debes contestar las siguientes preguntas:

  • ¿Las cosas innecesarias son las causantes del desorden en el lugar de trabajo?
  • ¿Están tirados o dispersos los materiales innecesarios?
  • ¿Los materiales innecesarios y herramientas están tirados en el suelo?
  • ¿Todos los materiales necesarios están clasificados y poseen un lugar específico?

Si en cualquiera de las preguntas la respuesta fue si, se debe llevar a cabo el procedimiento de Catalogar.

En la segunda fase, se debe revisar una por una cada elemento y ordenarlos según su clasificación. Luego, se debe desechar todo el material que haya sido clasificado como “innecesario”.

Ventajas de implementar esta etapa:

  • Reducción de costos
  • Reducción de mermas
  • Reducción de inventario
  • Mejor utilización del equipo e implementos de trabajo
  • Previene la pérdida de las cosas

2da S – Set in order u Ordenar

Se enfoca en la necesidad de mantener un estándar en el orden del lugar de trabajo. Todos los elementos, equipo y herramientas de trabajo deben de ser ordenadas para poder tener acceso a ellas de manera fácil y eficiente.

Es muy importante visualizar el espacio de trabajo, por ejemplo pintar o identificar las áreas donde se guardan herramientas o equipo de trabajo para identificar fácilmente dónde va cada cosa.

Reglas para implementarla:
El orden de cada uno de los objetos debe de ser de la siguiente manera, cada elemento se clasifica según el uso que se le da:

  • Ventajas de implementar esta etapa:
  • Mejora en los procesos
  • Reducción del tiempo utilizado para buscar las diferentes cosas
  • Mejora la seguridad

3era S – Shine o Limpieza

Indica la necesidad de mantener el lugar de trabajo tanto limpio como ordenado. En las empresas Japonesas, la limpieza es una actividad diaria. Al finalizar la jornada de trabajo, cada persona es responsable de limpiar y dejar todos sus implementos de trabajo en el lugar adecuado.

Este paso es el paso que indica la “renovación” del lugar de trabajo. Al limpiar estamos reforzando el uso de las dos reglas anteriores. Esto ayuda a darle un mantenimiento diario al orden y limpieza de nuestros ambientes de trabajo.

Reglas para implementarla:

  • Se debe revisar que tanto los escritorios, sillas, equipo, herramientas y el suelo estén libres de polvo y manchas.
  • Revisar que los toma corrientes estén libres de cualquier obstrucción.
  • Se debe verificar que las fuentes de luz (tanto ventanas como lámparas colgantes o de escritorio) estén limpias y permitan una correcta iluminación.
  • Verificar respiraderos naturales o de aire acondicionado.

Ventajas de implementar esta etapa:

  • Incrementa la eficiencia de las herramientas de trabajo
  • Mantenimiento continuo al lugar de trabajo
  • Limpieza continua de los ambientes
  • Mejora el ambiente laboral
  • Elimina los accidentes

4ta S – Standarize o Estandarizar

Permite el control y ser consistente. Se deben implementar estándares en los sistemas y procesos. Cada persona sabe exactamente cuál es su responsabilidad y éstas son parte de la rutina de la empresa.

Estos procesos y estándares deben de ser comunicados de manera clara y fácil de entender. Todos las personas de la empresa deben de participar en el proceso ya que cada persona conoce de mejor manera sus necesidades y cómo realiza su trabajo.

Esto también nos permite conocer la esencia y cada aspecto de la operación de la empresa.

Para asegurarnos que todos tienen acceso a la información, esta debe de estar desplegada de manera constante en lugares visibles. Estos estándares deben de ser aplicados en todas las áreas de la empresa, tanto en la operación como en la administración.

Ventajas de implementar esta etapa:

  • Aumenta la seguridad
  • Mejora la contaminación
  • Claridad en los procesos y sistemas

5ta S – Sustain o Mantener

Se refiere a la habilidad de mantener los estándares, la seguridad y eficiencia en tu lugar de trabajo. Día tras día, año tras año.

Implementar la metodología de las 5s en tu lugar de trabajo o empresa (ya sea que seas sólo tú o trabajes con un equipo de trabajo) requiere de disciplina junto con la habilidad de implementar y obedecer las reglas al catalogar y limpiar.

Esta etapa permite crear conciencia en el equipo de trabajo y minimizar los gastos innecesarios en materiales, equipo o herramientas. También contribuye a mejorar la comunicación interna y relaciones dentro de la empresa.

En esta etapa es importante entender la necesidad de hacer inspecciones de rutina apoyándose en un check-list y crear un “mapa” de donde se ubica cada elemento para verificar que se ejecute el método debidamente. También involucra hacer mejoras tanto a los muebles, instalaciones o un upgrade a las herramientas y equipo de trabajo.

Ventajas de implementar esta etapa:

  • Aumentar la conciencia y moral del equipo
  • Reduce la cantidad de errores y malos resultados por falta de atención
  • Procedimientos claros basados en decisiones previas
  • Mejora los procedimientos internos
  • Mejora las relaciones personales

Como todo en esta vida, encontrar el tiempo, la disposición y la constancia es el reto cuando hablamos de implementar algo nuevo como la metodología de las 5s.

Debemos de pensar que la idea de mantener nuestros espacios limpios y en orden es una estrategia más dentro de nuestro arsenal para mantener el enfoque, ser más eficientes y aumentar la productividad personal.

Cuando el hábito está formado, ni siquiera recordarás cómo era la vida antes de la paz mental que trae una oficina organizada y eficiente.

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Resumen
La organización personal es, en gran parte, uno de los motivadores silenciosos que podemos tener. Sin embargo, muy pocas veces lo vemos como tal. El desorden puede hacer que nos sintamos bloqueados, estresados y ansiosos. Crea más desorden donde NO lo necesitas…

Enfoque: la habilidad más importante en los negocios

¿Sabes cuál es la habilidad más importante en la nueva era de los negocios?

Posiblemente estás pensando en manejo de tecnología, desarrollo de productos innovadores o una técnica avanzada de administración.

En realidad la habilidad más importante que una persona puede tener es el ENFOQUE.

No importa si eres un empresario con años de experiencia, un profesional en ascenso o una persona común tratando de lograr dejar su huella en el mundo. El enfoque dirige el curso de todo en nuestra vida. El enfoque dirige tus pensamientos y emociones.

Si te enfocas en cosas negativas, serás negativo. Si fallas en enfocarte en las cosas que son importantes, en tus prioridades, en las cosas a las que tú le das valor… ¿Qué pasa con ellas? ¿Qué pasa con tus relaciones? ¿Qué pasa con la calidad de tu vida?

El enfoque dirige todo en tu vida, tienes que recuperarlo. No se trata sólo de ser productivo, se trata de experimentar la mejor calidad de vida, no solo en el trabajo, sino en toda tu vida.

¿Cómo puedes recuperar tu enfoque?

Estos son los 3 mejores consejos que puedo darte:

1. Toma menos decisiones

Cuando tomamos muchas decisiones nos sentimos fatigados, nuestra mente se cansa y a lo largo del tiempo nos volvemos menos productivos. Como primer punto, deja de navegar en internet, sin sentido.

Navegar en internet, tratar de estar al día con el timeline en Facebook o todos los tuits que aparecen cada 2 segundos te consume cantidades increíbles de habilidad mental.

Cada link nuevo, cada bloque de información a la que la pones atención, consume tu reserva y energía mental. Te cuesta, no solo tu enfoque, pero también tu fuerza de voluntad y el poder de enfocarte en el futuro también.

Si necesitas buscar algo en internet o utilizar alguna red social para un propósito específico, encuéntralo e inmediatamente cierra la ventana.

Limita el tiempo que pierdes en el internet y recupera tu mente y enfoque.

2. Define tu misión

La mayoría de personas llegan a sus trabajos sin una intención específica y, como resultado, terminan haciendo muchas cosas que no son importantes.

Para un minuto y pregúntate: “¿Qué es lo que quiero para mi vida? ¿Qué debería estar haciendo con mi tiempo en este momento para lograr avanzar en mi misión y mis sueños?

Descubre cuales son esos pasos importantes, mantén acciones enfocadas y se despiadado al minimizar el tiempo que destinas a cualquier otra actividad.

3. Di NO a todo inmediatamente, como primera respuesta, de ahora en adelante

No te comprometas con proyectos o personas de inmediato. Analiza si ese proyecto, llamada, reunión o información que vas a leer está alineada con tus objetivos y visión para tu futuro.

Pregúntate: “¿Debería de enfocarme en esto ahora? Si o no. ¿Es bueno para mí o es malo para mí? ¿Es el momento adecuado o no es el momento adecuado?

Aprende a decir NO a cualquier cosa que te robe energía, tiempo y enfoque. Aprende a decir NO a cualquier cosa que no esté alineada con tus objetivos y que no te ayude a avanzar hacia tus metas. Aprende a decir NO a cualquier cosa que no te inspire pasión, compromiso real y entusiasmo.

Mantener el enfoque es una de las habilidades más importantes en la vida. Es momento de comprometerse a tener un enfoque simple de la vida, enfocándote en 1 a 3 cosas importantes a la vez.

Día a día, momento a momento, mueve tus acciones hacia esas cosas importantes que te traen satisfacción, energía y reconocimiento.

En poco tiempo verás que tus resultados han excedido tus expectativas.

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Resumen
¿Sabes cuál es la habilidad más importante en la nueva era de los negocios? Posiblemente estás pensando en manejo de tecnología, desarrollo de productos innovadores o una técnica avanzada de administración. En realidad la habilidad más importante que una persona puede tener es el ENFOQUE…

¿Cómo planear el 2016 y tener éxito?

Las primeras semanas del año siempre serán importantes. Si tú eres como la mayoría de las personas, el año nuevo es un tiempo para reflexionar y tener un nuevo comienzo.

Este es el momento en el que le dedicas tiempo a diseñar tus planes para el 2016 y hacer que el nuevo año sea el mejor que has vivido, o por lo menos esa es la intención…

El problema es que, tú y yo sabemos que el “plan” no funciona.

¿Sabías que una persona promedio hace la misma Resolución de año nuevo 10 veces?

¿Sabías que después de una semana el 25% de las personas ya se han dado por vencidas en sus resoluciones de año nuevo?

No seas una víctima de esas estadísticas este año, para lograrlo tienes que hacer las cosas diferentes e invertir en tus metas y sueños.

Aquí te dejo 5 pasos prácticos para convertir tus resoluciones de año nuevo en un plan fácil de seguir para no perderte en el mar de tareas diarias y ser exitoso en lograr tus metas.

5 Pasos para lograr tus metas en el 2016

1. Se realista con tu tiempo.

La verdad es que no tenemos la menor idea de cuánto tiempo le invertimos a cada cosa que hacemos. Solo sabemos que el día no nos alcanza y que no hay tiempo para salir a correr, leer un libro nuevo cada mes o inscribirse al nuevo curso para alguna especialización.

Todos tenemos responsabilidades, trabajo, familia y proyectos con los cuales estamos comprometidos. Existen muchas “mini-tareas” que no son específicamente parte de un proyecto grande y que también nos consumen tiempo y energía.

Como cuando tu auto se arruina y tienes que llevarlo al mecánico, incluso a veces cotizar los repuestos por tu cuenta. Esas actividades no son parte de un gran plan maestro que determine tu éxito pero si son vitales para seguir funcionando.

Cuando determinas tus metas, necesitas estar consciente del tiempo, sí año tras año te has propuesto la misma meta y no logras cumplirla porque no encuentras el tiempo, lo más seguro es que estás tratando de abarcar más de lo que puedes. Necesitas re-evaluar tu meta y tu manera de trabajar en ella.

Quizá sea conveniente modificar tu meta, quizá en este momento tu empresa está empezando a dar frutos, tienes varios proyectos encima y tienes un chico pequeño en casa. Si tu meta es dedicarle 2 horas diarias a la lectura u otra actividad, lo más probable es que no encuentres el tiempo para hacerlo y te sientas decepcionado por no poder enfocarte en algo que te gusta.

Lo mejor que puedes hacer es tomar tu meta y “romperla” en pequeñas acciones que puedas realizar todos los días, tareas de corta acción que te mantengan en movimiento hacia tu meta.

Si de todas maneras no logras darle tiempo, entonces necesitas evaluar en que estas invirtiendo el tiempo.

2. Saca de tu agenda todas las actividades que te quitan el tiempo y no cumplen un fin específico.

Hace unas semanas vi una entrevista que Vilma Nuñez le hizo a Laura Ribas sobre su nueva aplicación Focusme App. En su entrevista Laura habla sobre como la productividad personal es hacer más con tu tiempo y como ella no estaba de acuerdo. Para ella el tema más importante es el Enfoque o Foco.

Desde mi punto de vista, el enfoque es parte de ser productivo. El significado de la productividad ha cambiado con los años.

Si bien el termino productividad se comenzó a utilizar en la era industrial, cuando era necesario para las grandes empresas producir más productos en menos tiempo para ser líderes en el mercado, el término productividad personal nos habla de otra cosa.

La productividad personal nos ayuda a ser efectivos con tres elementos: nuestra mente, el tiempo y las herramientas.

Ser productivos no quiere decir hacer más, quiere decir que vas a enfocar tu mente, energía y las herramientas en las cosas que son prioridad para ti. Esto quiere decir que el 80% de las actividades y tareas quedan fuera.

Para ser productivo necesitas pasar tu vida por un colador, figurativamente.

Necesitas determinar QUÉ es importante para ti lograr, en tu vida, en este nuevo año. Y luego eliminar de tu calendario todas aquellas cosas que te quitan el tiempo, el enfoque y la energía para lograr tus metas.

Muchas personas dicen: no tengo tiempo para leer o tomar un curso nuevo. O no tengo el dinero para viajar o estudiar. Pero pasan 2-3 horas enfrente del televisor todos los días y más los fines de semana. Y gastan en cosas innecesarias, compras por impulso, en lugar de ahorrar y poder realizar un objetivo más grande, de más impacto.

Ejemplos de actividades que puedes sacar de tu calendario:

  • Ver televisión
  • Jugar en tu teléfono
  • Chatear sin sentido
  • Navegar sin sentido en redes sociales
  • Mal uso del internet
  • Darle tu tiempo a personas que no te aportan
  • Asistir a reuniones por compromiso
  • Ver las mismas películas una y otra vez

Ahora, descansar y tomarte un tiempo para ti mismo es parte de ser productivo. Solo necesitas estar consciente si estas invirtiendo tu tiempo en estas cosas porque necesitas descansar o si lo estás haciendo sin estar consciente y hay otras cosas que merecen tu atención inmediata.

3. Decide de 3 a 5 retos, ¿Cómo quisieras que tu vida se viera en diciembre de 2016?

Tomando en cuenta que ya tienes algunas prioridades en tu vida y que has desechado de tu agenda todas las cosas que no te aportan, ahora necesitas identificar de 3 a 5 retos, metas u objetivos que quieras cumplir en este año.

Necesitas tener un balance cuando buscas una meta pues no quieres ponerte una meta que sea demasiado compleja como para sentirte abrumado por el reto y darte por vencido. Pero tampoco debes aceptar una meta que no te emocione.

Las personas somos muy inquietas, especialmente si somos emprendedores, innovadores o creativos. Queremos hacer todo, comernos el mundo. Le decimos que si a diferentes proyectos, ideas, personas y cosas.

Esto lo que ocasiona es que tratamos de abarcar demasiado. Demasiados intereses, pero ninguno nos representa un compromiso real.

Y cuando nos comprometemos con demasiados intereses, nos empezamos a sentir obligados, presionados. Se convierte en algo tedioso que ya no te da satisfacción.

Lo mejor es comprometerte con 3 a 5 proyectos o metas para el año e irlas trabajando con dedicación, compromiso, disfrutando de cada paso y celebrando los triunfos.

4. Rompe los grandes proyectos en tareas pequeñas

¿Te ha pasado que terminas la semana y no has logrado empezar en aquel proyecto que decidiste que ibas a hacer? A mí me ha pasado.

Cuando evalúo porque es que no lo empecé, en la mayoría de los casos es porque veía la tarea algo tan grande que pensaba que necesitaba tener suficiente tiempo para darle mi completo enfoque y dedicación.

Luego me doy cuenta que no es necesario darle una tarde completa a un proyecto, si empiezo con 20 minutos al día, haciendo un solo paso o una tarea simple de ese proyecto, en la semana lo más seguro es que ya hubiese avanzado más de la mitad. Toma tus metas para el 2016 o tus grandes proyectos y decide, si solo pudiese hacer una cosa hoy, ¿qué me llevará un poco más cerca de completar este proyecto, cuál sería?

¡Hazlo hoy!

Hazte la misma pregunta mañana y todos los días. En cuestión de semanas tendrás más proyectos y metas cumplidas que en el transcurso de los últimos años.

5. Aprende a optimizar tus días para darle prioridad a tus metas

No cometas el mismo error que todos cometen. “Primero voy a sacar estos urgentes, así ya me quedo libre para darle mi completa atención a este asunto importante.”

Luego el día se te va entre reuniones, urgencias, peticiones de otras personas e interrupciones sin sentido.

¿Y tú meta? ¡Bien gracias! ¿Y el tiempo que le ibas a dedicar hoy a tu familia? Mañana, piensas.

No cometas el mismo error que todos cometen pensando, mañana todavía puedo, mi familia estará allí mañana.

El mañana no importa, lo que importa es el hoy y el ahora y que estás haciendo para ser una mejor persona hoy.

¿Ya tienes metas? ¿Ya sabes que es lo más importante para ti lograr en este año? Entonces modifica tus hábitos, modifica tu agenda, modifica tu mente para darle prioridad, para ser más efectivo administrando tus tareas y así poder darle el tiempo necesario a subir el escalón que tanto te emociona.

Si te dejas llevar por la rutina del día a día, estarás leyendo un blog similar el próximo año por estas fechas.

Aprende a optimizar tus días, aprendiendo a cómo organizar tus días, administrar interrupciones y mantener el enfoque, puede ser conmigo, a través de mis programas de productividad para Directivos o Creativos y Techs o puede ser con otra persona.

El punto es que, si te tomaste el tiempo para evaluar que mejoras quieres hacer en tu vida, tómate el tiempo para hacerlas realidad.

El gran John Lennon dijo:

“La vida es lo que pasa mientras tu estas ocupado haciendo otros planes.”

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Las primeras semanas del año siempre serán importantes. Si tú eres como la mayoría de las personas, el año nuevo es un tiempo para reflexionar y tener un nuevo comienzo. Este es el momento en el que le dedicas tiempo a diseñar tus planes…

La diferencia entre persona “ocupada” y persona “productiva”

Hace un par de semanas, encontré en mi timeline de Facebook estas imágenes (ver galería) en un post publicado por Roastbrief, un blog especializado en Publicidad y Mercadeo. Me encanta la creatividad y frescura de sus propuestas. 

En estas imágenes han logrado captar el ying y el yang de la productividad en una persona. 

Veamos cada ejemplo:

1.    Una persona productiva, sabe manejar sus relaciones y le da prioridad a las cosas que van a traer resultados de alto impacto para su trabajo y empresa. 

2.    Una persona productiva sabe que el que mucho abarca, poco aprieta. Es mejor mantener el enfoque en una sola cosa, hacerla bien, rápido y seguir avanzando en lo que es prioridad, en lugar de hacer muchas cosas que no tendrán mayor relevancia.

3.    Una persona productiva sabe que es importante delegar de manera efectiva,  pensando en tener los resultados que más impacto traerán al proyecto o al cliente. No sirve de nada tener un buen equipo de trabajo si solo hacen tareas de “relleno”.

4.    Una persona productiva organiza su tiempo alrededor de sus prioridades y no deja que las interrupciones gobiernen y tomen el control de su calendario.

5.    Una persona productiva va directo y al grano, trabaja en una sola cosa y se asegura que quede bien hecha para evitar perder el tiempo en correcciones o urgencias. Concentrarse en la acción es hacer las cosas por salir del paso, sin tomar en cuenta el resultado final.

6.    Una persona productiva sabe que es fundamental definir sus prioridades ANTES de ponerse a trabajar, pues esto le permite avanzar con paso firme en cada uno de sus proyectos.

7.    Una persona productiva toma en cuenta opiniones pero sabe que es fundamental planificar y tomar las decisiones necesarias para no estancarse y sobre analizar.

8.    Una persona productiva tiene control sobre sus acciones y utiliza el tiempo como una herramienta para lograr sus objetivos. Se concentra en la acción y deja la plática negativa para otro momento.

9.    Una persona productiva no tiene miedo de decir NO. Sabe que hay muchas ofertas y que es tentador tratar de quedar bien con todos. Sin embargo, tiene muy claro que las urgencias de otros no necesariamente contribuyen a sus metas.

10.  Muchas personas piensan que por verse “ocupadas” van a ganarse el respeto y la admiración del resto de personas. Sin embargo, una acción dice más que mil palabras y las personas que están dispuestas a tomar riesgos y luchar por sus sueños, son las que más rápido los cumplen y tienen resultados extraordinarios.

Cada una de estas imágenes podría haber sido un blog distinto pues en cada una hay muchos puntos de acción para aprender, cambiar hábitos y subir nuestro nivel de desempeño.

“Tienes que escoger entre el confort y el coraje, el que esté dispuesto a pasar por mayores retos [salir de su zona de confort] no solo es el más valiente si no llega a la cima más rápido.” Brené Brown    

¿Con cuál te sientes identificado?

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Resumen
Hace un par de semanas, encontré en mi timeline de Facebook estas imágenes (ver galería) en un post publicado por Roastbrief, un blog especializado en Publicidad y Mercadeo. Me encanta la creatividad y frescura de sus propuestas…
Fotografía por
www.roastbrief.com.mx y www.tech.co
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¿Por qué ser sedentario te está costando dinero?

La tecnología e innovación han hecho que los humanos tengamos acceso a herramientas sofisticadas, que nos facilitan la vida y nos hacen sentir “poderosos”. Sin embargo, esta misma tecnología e innovación nos ha convertido en seres sedentarios, voltea a ver a tu alrededor, de seguro más del 50% de personas que veas están hipnotizadas enfrente de una pantalla o viendo su celular.

En esta nueva era, el trabajo intelectual es más cotizado que nunca, desde las herramientas que usamos para trabajar hasta las formas de entretenimiento, pasamos la mayor parte de nuestro tiempo sentados y en modo “digital”. 

Para mí, el estar frente a una pantalla es magia, me permite crear, conectar y aprender. 3 cosas que son el topping de mi helado. Yo crecí en la era análoga, tenía 5 años cuando mi papá compro nuestra primera video casetera e íbamos a la tienda a alquilar películas de un gran tablero lleno de tachuelitas de colores. La primera película que vimos en casa fue Terminator 1… acabo de sentir una tonelada de años encima, en fin, mejor regresemos al tema. 

Por más que he tratado de digitalizar mi mundo, hay algunas cosas que todavía no disfruto tanto hacer en un aparato electrónico como en el mundo análogo y esto es leer y escribir. 

Estoy completamente obsesionada con un nuevo libro que encontré por casualidad en la casa de mi mamá, el libro se llama “Brain Rules” y cuenta cómo nuestro cerebro funciona con las diferentes actividades que hacemos día a día. 

Todos sabemos y estamos conscientes que el ejercicio es imprescindible para tener una buena salud, ayuda a mantener controlados los niveles de colesterol y la salud del corazón. Ayuda a mantener tus articulaciones lubricadas, oxigenar tu cuerpo, mejorar tus niveles de energía y ayudarlo a regenerarse.

Aún teniendo esto en cuenta, muchas personas deciden no ejercitarse porque “no hay suficiente tiempo”, pero si hay tiempo para ver 1 hora de la nueva temporada de las Kardashians. Lo cual me hace cuestionarme como hemos llegado tan lejos como civilización. 

Este artículo no es para convencerte de dejar de ver TV o programas en línea, aunque para ser francos, podrías utilizar mejor el tiempo que utilizas en ellos. 

Este artículo es sobre lo que muchas personas no saben y es que nuestro software también depende del ejercicio para funcionar de manera óptima. Si eres creativo, trabajas en tecnología o tu trabajo es en gran parte trabajo intelectual, puede que estés perdiendo dinero al no ejercitarte.

Como experta en técnicas de productividad he investigado y probado todas las herramientas que ayudan a la productividad que encuentro en  mi camino. Una conclusión muy grande a la que llegué hace más o menos un año, y es que no importa si tienes la Mac más nueva, la aplicación más cara o si tienes a Siri a tu disposición 24/7. La productividad empieza contigo, en tu cabeza y el libro Brain Rules lo terminó de confirmar en su primer capítulo: El ejercicio incrementa tu poder mental. 

Nuestros ancestros tenían una gran necesidad y esta era sobrevivir un ambiente hostil y peligroso, esto quiere decir que la única constante para mantenerse a salvo era estar en movimiento. Los científicos estiman que las personas recorrían hasta 12 millas por día en busca de agua y comida. Esto quiere decir que nuestro cerebro se desarrolló mientras hacíamos ejercicio, no mientras descansábamos. 

¿Qué tanta diferencia hay entre una persona sedentaria y una persona que se ejercita?

Según el libro, los científicos se preguntaban porque hay personas que envejecen tan bien físicamente y están mucho más alertas mentalmente que otros. Realizaron todos los test posibles. No importa cómo se realizó la medición, los resultados de los test fueron consistentes en todos los aspectos: El ejercicio regular puede resultar en un desempeño cognitivo impresionantemente elevado comparado con aquellos que son sedentarios.

Las personas que se ejercitaban tuvieron resultados muy por encima de los que no se ejercitaban en pruebas como: memoria a largo plazo, razonamiento, atención, resolución de problemas y tareas de inteligencia fluida. Estas examinan la habilidad para razonar rápidamente, pensamiento abstracto e improvisar nuevas soluciones para resolución de problemas.

¿Puede una persona sedentaria transformarse en una persona activa?

Al hacer más estudios, esta vez tomaron a un grupo de couch potatoes”, como les dicen en inglés, refiriéndose a personas flojas, a quienes midieron su poder mental, los ejercitaron por un período de tiempo y luego volvieron a examinar su poder mental. 

En las personas que se integraron a un programa de ejercicios aeróbicos, vieron cómo todo tipo de habilidades mentales empezaban a volver a estar en línea y activas. Estos resultados tan positivos se empezaron a ver en un período muy corto de más  o menos 4 meses de actividad. 

Lo mismo sucedió con un grupo de niños, en este estudio los niños corrieron por 30 minutos de 2 a 3 veces por semana. Después de 12 semanas, su desempeño cognitivo había mejorado significativamente a comparación de su desempeño antes de hacer ejercicio regularmente. 

La mala noticia es que, cuando fueron removidos del programa y dejaron de hacer ejercicio, todo el incremento cognitivo regresó a los niveles iniciales. 

¿Qué tipo de ejercicio hay que hacer y cuánto ejercicio es necesario para mejorar tus habilidades cognitivas?

Esta es la mejor parte desde mi punto de vista, no es necesario convertirse en el próximo ganador del Ironman para poder gozar de los beneficios del ejercicio en tus habilidades mentales. 

Según los descubrimientos científicos, el mejor tipo de ejercicio es el ejercicio aeróbico, durante 30 minutos de 2 a 3 veces por semana, ¿fácil no? (Siempre hay que tomar en cuenta los aspectos individuales de cada persona.)

¿Cómo esto nos vuelve más inteligentes y aptos para generar?

Cuando dependes de tu cerebro para crear y desarrollar, lo mejor es que lo cuides más que como cuidas tus otras herramientas de trabajo. 

Cuando te ejercitas, incrementas el torrente sanguíneo que llega a tus órganos. Cuando el flujo de sangre aumenta, el cuerpo genera nuevos vasos sanguíneos que penetran cada vez más en los tejidos del cuerpo. Esto permite más acceso a todos los servicios que provee el torrente sanguíneo que incluyen la distribución de alimentos y desechar las toxinas que el cuerpo genera.

Nuestro cerebro representa el 2% de nuestro peso, aún siendo tan pequeño el cerebro utiliza el 20% de nuestra energía total. Es por esto que tu cerebro necesita tener acceso al mejor flujo sanguíneo que puedas darle, de lo contrario estas dejando que tu cerebro se muera de hambre. 

Mientras más ejercicio haces, más alimento transportas a tus órganos y más tóxicos remueves. Esto pasa en todo el cuerpo, es por esto que el ejercicio mejora el desempeño de la mayoría de las funciones corporales.

Si recordamos que nuestros ancestros solían caminar hasta 12 millas por día, esto quiere decir que nuestros cerebros estaban soportados por cuerpos de calibre olímpico. No estamos hechos para pasar sentados 8 horas en una clase y no estamos hechos para pasar 8 horas sentados en un cubículo. Si nos hubiésemos quedado sentados por 8 horas en un ambiente como el que vivían nuestros ancestros, es más, en cuestión de 8 minutos hubiésemos sido el almuerzo de alguien. No estamos hechos para una vida sedentaria.

Muchos empresarios exitosos han reconocido esta necesidad. Por ejemplo, la vice presidenta de la empresa Boeing ha colocado una caminadora en su oficina, ella explica que el ejercicio le ayuda a aclarar la mente y le ayuda a mejorar su enfoque. También han implementado esta misma iniciativa en sus entrenamientos de liderazgo y los equipos que resuelven problemas.

Muchos otros empresarios reconocen los beneficios del ejercicio. Sabemos que si tu fuerza laboral se ejercita regularmente esto reduce los costos en horas por enfermedad y los programas de salud. Aún más poderoso es saber que al ejercitarse una persona puede reducir el riesgo de tener un ataque al corazón o desarrollar Alzheimer. 

Sin embargo, los mayores beneficios para los empresarios, es que el ejercicio también ayuda a incrementar el poder metal colectivo de una organización. Los empleados que hacen ejercicio son capaces de utilizar sus habilidades cognitivas mucho mejor que un empleado sedentario. 

Para empresas cuya ventaja competitiva depende de la capacidad intelectual, mantener a sus líderes y equipos en movimiento podría darles una gran ventaja estratégica.

Lo que encontré después de muchos años de estudio y probar diferentes metodologías es que los empresarios altamente exitosos tienen una rutina diaria que les ayuda a mentalizarse y enfocarse para lograr sus más grandes metas.

El ejercicio es parte fundamental y consistente de estas rutinas. 

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Resumen
La tecnología e innovación han hecho que los humanos tengamos acceso a herramientas sofisticadas, que nos facilitan la vida y nos hacen sentir “poderosos”. Sin embargo, esta misma tecnología e innovación nos ha convertido en seres sedentarios, voltea a ver a tu alrededor, de seguro más del 50% de personas…

8 trucos de productividad para tiempos de crisis

Para muchas personas el término “ser productivo” está asociado a una persona que se mantiene activa todo el día, feliz, exitosa y que todo le sale bien. 

Desde hace varios años he sido fiel seguidora de Tim Ferris, autor del libro “Four-hour Workweek” y fue, creo, la persona que empezó el movimiento  “Emprendedor como un estilo de vida”. Tim Ferris, en su libro, cuenta como dirige sus negocios desde cualquier lugar del mundo y sus emprendimientos le permiten conocer nuevos lugares, culturas y experiencias. Gracias a Ferris, los servicios de Asistentes Virtuales se volvieron populares y fue una industria que emergió un poco antes del lanzamiento del libro y ha ido en crecimiento hasta volverse otra profesión más.

Este movimiento, hizo que el ser emprendedor se convirtiera en una aspiración para muchas personas que sueñan con tener un “estilo de vida” libre, que les permita tener los ingresos que desean sin sacrificar todo su tiempo. 

Para muchos emprendedores la realidad es otra, la inversión de tiempo y recursos es muy alta y se sacrifican incluso fines de semana y reuniones familiares. 

Cualquiera creería que Ferris lo tiene todo en la vida y para mi sorpresa, investigando sobre el tema de productividad y genios tecnológicos, encontré un artículo que escribió titulado “Trucos de Productividad para Neuróticos, Maniaco-depresivos y Locos (Como yo).” Es muy refrescante ver el lado humano de las personas que “lo tienen todo”.

Estamos acostumbrados a sentirnos motivados por las grandes historias de éxito donde el resultado es tremendamente positivo y muchas veces mencionan que existieron algunos tropiezos pero se arreglaron, sin darles tanto protagonismo. 

Cuando eres empresario y pasas por un día totalmente improductivo (o incluso varios días), rompes con todos los estándares del ideal de éxito. Inmediatamente, te cuestionas sobre tus capacidades o las decisiones que has tomado. No estas solo, nos pasa a todos, incluso a los mejores.

En su artículo Tim Ferris dice que él no se considera un superhéroe, ni una persona consistentemente normal.  Y pasa a contar como en el transcurso de 3 meses:

1.   Lloró viendo la película Rudy,

2.  Apago el despertador de 1 – 3 horas pasado su hora de levantarse pues no quería enfrentar el día,

3.  Consideró regalar todo  e irse a vivir a un lugar lejano,

4.  Visitó por primera vez a un terapeuta,

5.  Tomó tanta cafeína que su pulso era mas de 120 latidos por minuto y,

6.  Usó los mismos jeans una semana completa para sentir que algo era constante durante el caos. 

Claro, en ese período de tiempo también logró cerrar tratos millonarios, controlar su consumo de cafeína, meditar 20 minutos al día, comprar la casa de sus sueños, ayudar a fundaciones sin lucro y mejorar sus relaciones personales. 

Y en conclusión, darse cuenta que los síntomas maniaco-depresivos son parte de la vida del emprendedor. 

Un emprendedor es una persona que logra GRANDES cosas a pesar de tener baja la guardia en algunos buenos hábitos y ser una persona extremadamente autocrítica.

Ferris nos explica su mecanismo de 8 pasos para manejar estas etapas que le ayudan a maximizar su eficacia y productividad:

1.    Levantarse por lo menos 1 hora antes de sentarse enfrente de la computadora. El correo electrónico mata al cerebro. 

2.    Haz una taza de té y siéntate con un papel y lápiz. 

3.    Escribe de 3 a 5 cosas (no más que eso) que te están causando ansiedad o te hacen sentir incómodo. 

4.    Para cada una de estas cosas, pregúntate: 
-“Si esto fuera lo único que hiciera durante el día, ¿me sentiría satisfecho con mi día?”
-“Si lograra avanzar en esto, ¿las otras cosas ya no serían importantes o serían más fáciles de completar?”

5.    Determina cuales son los puntos donde contestaste “SI” por lo menos a una de las preguntas.

6.    Bloquea de 2 a 3 horas para enfocarte en uno de estos puntos por hoy. Deja a un lado todas las demás cosas urgentes pero poco importantes. 

7.    Tiene que ser un bloque de tiempo de 2 a 3 horas, no 10 minutos en esto y 10 en aquello y regresar a ello después. 

8.    Si te distraes o empiezas a procrastinar, no entres en pánico, simplemente regresa a ese punto individual en el que estas enfocado.

Si me preguntan, me parece brillante. Muchas veces cuando pasamos por una crisis o caos en nuestra empresa queremos botar los planes inmediatamente y reformular toda la “estrategia” pues las cosas no han salido como esperamos. Luego nos juntamos con un listado sin fin de cosas por completar y cuando tienes una lista demasiado grande de pendientes es 100% seguro que nada importante será terminado. 

He descubierto que los momentos de caos e inseguridad vienen de tu mente. Y si logras dejar a un lado la inseguridad y actuar, el movimiento siempre trae resultados. Es la única manera de desbloquear tu mente y demostrarle que tu estas en control.

Como me dijo mi coach en una ocasión: “Muchas veces sentimos que estamos caminando en una calle desconocida y peligrosa, dan ganas de darse la vuelta y regresar. Lo que no sabes es que al terminar esa calle y doblar la esquina está el éxito que tanto estas esperando, solo sigue caminado.”

El artículo termina con 3 frases muy poderosas:

“Ser ocupado es una forma de pereza, de flojera de mente y acciones indiscriminadas.”

“Ser ocupado es utilizado frecuentemente como un disfraz para evitar aquellas acciones críticas, importantes pero que te causan incomodidad.”

Y para terminar, la mejor frase: “No sobrevalores al mundo y no te desestimes a ti mismo. Tu eres mejor de lo que crees.”

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Resumen
Para muchas personas el término “ser productivo” está asociado a una persona que se mantiene activa todo el día, feliz, exitosa y que todo le sale bien. Desde hace varios años he sido fiel seguidora de Tim Ferris, autor del libro “Four-hour Workweek”

Tiempo y dinero ¿Herramientas para el éxito?

“El tiempo y el dinero son como el agua”, me dijo en una ocasión mi mentora. Si tú no decides a dónde deben ir, estos se escapan.

¡Cuanta razón tiene! Solo tenemos que hacer un recuento mental del último mes. ¿Tienes claro cuáles fueron tus gastos? ¿Tienes claro no solo en qué gastaste, si esos gastos estaban presupuestados y en línea con tus prioridades? ¿Sabes cuales son tus prioridades y como tu dinero te permite seguir en ese curso de acción?

La mayoría de las personas se ajustan a un presupuesto, que es una de las mejores prácticas que puedes tener. Sin embargo, ese presupuesto tiene que existir en función de tus metas y prioridades. Antes de elaborar tu siguiente presupuesto evalúa cuales son tus metas y prioridades, luego elabora tu presupuesto y elimina todos aquellos gastos que no soporten tu camino hacia tus metas. Pueden ser gastos innecesarios, compras por impulso o pequeños gustos que sumados consumen una porción significativa de tu presupuesto. 

Si eres empresario, necesitas ser muy diligente con tus presupuestos y como estos apoyan tus metas. Los empresarios caemos en el error de sacrificar la calidad cortando gastos para bajar costos y el resultado es que perjudicamos tanto el proceso como el resultado final, lo cual daña la imagen y ventas y dejamos de poner atención a gastos pequeños que parecen no afectar pero en realidad es dinero que se escapa por las grietas. 

Si tu meta es tener más clientes y aumentar tus ventas, tienes que invertir en lo verdaderamente importante, necesitas tener un producto o servicio de calidad y la infraestructura para producir más. 

Nunca cortes gastos que van a bajar la calidad de tu producto o servicio, mejor invierte tiempo en investigar que nuevas tecnologías o procedimientos hay en tu  industria  que puedes implementar para automatizar procesos y ser más eficiente. Destina tiempo para evaluar nuevos proveedores o productos sustitutos para bajar costos. Toma un tiempo para evaluar todos aquellos gastos a los que no les has puesto atención desde hace un tiempo, esos cobro mensuales repetitivos. Puede ser que estés pagando por suscripciones que ya no utilizas o puede ser que ese plan telefónico que contrataste hace un par de años ya no sea la mejor opción. 

El tema del dinero es más fácil de cuantificar pero el verdadero reto es cómo cuidas en que inviertes tu tiempo. 

El tiempo vuela y es muy fácil enredarse en lo urgente y descuidar lo importante. Después de todo, nosotros mismos nos convencemos que una urgencia ES importante. 

El primer error que cometemos con el tiempo es que no lo administramos, si regresamos a los principios básicos de la administración (planear, ejecutar y controlar) ¿Cuál de estas cosas hacemos? Sólo ejecutamos, sin un plan. Lo cual no tiene sentido. Atendemos lo que esta enfrente de nosotros, el correo, el celular, los problemas de otros. Rara vez una persona destina tiempo para planear y organizar su semana. 

Para poder administrar efectivamente el tiempo es importante saber cuáles son nuestras prioridades. 

Las prioridades son todas aquellas tareas, proyectos y actividades que te van a traer resultados específicos en el menor tiempo posible = aumentar tus ingresos, hacer las cosas más rápido o bajar costos. 

Entonces, el lunes a primera hora. Sin abrir la computadora y con el teléfono en silencio, toma hoja y papel y escribe:

Cuáles son las 3 cosas que puedo hacer esta semana que van a: aumentar mis ingresos, hacer mis procesos más eficientes o bajar mis costos. Trabaja en ellos como primer punto en la mañana y deja para último las tareas repetitivas y de bajo impacto. 

Repite esta rutina todas las semanas y lograrás llegar a tus metas más rápido. 

En conclusión, cuando vez a tus finanzas y tu tiempo como herramientas para lograr tus metas, cumplir tus propósitos y mejorar tu calidad de vida, tu percepción de ellos cambia y tomas mejores decisiones. 

#EmpresarioProductivo 

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Resumen
“El tiempo y el dinero son como el agua”, me dijo en una ocasión mi mentora. Si tú no decides a dónde deben ir, estos se escapan. Esta es una analogía que es aplicable a cualquier idea o modelo de negocio, ya que serás tú el guía del mismo…